應(yīng)用OoN實(shí)現(xiàn)大慶石油管理局辦公自動(dòng)化
| 摘要:本文針對(duì)大慶石油管理局的實(shí)際工作情況，介紹了大慶油田長(zhǎng)垣軟件公司自主開(kāi)發(fā)的辦公自動(dòng)化軟件OoN（OFFICE ON NET）在實(shí)際工作中的應(yīng)用情況。該系統(tǒng)的建設(shè)標(biāo)志著油田辦公室工作繼普遍采用微機(jī)辦公后，由傳統(tǒng)的企業(yè)辦公方式向辦公自動(dòng)化的現(xiàn)代企業(yè)辦公方式邁出了重要的一步。 關(guān)鍵詞:辦公自動(dòng)化 公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng) 推廣應(yīng)用 一、引言 現(xiàn)代辦公與管理需要許多人協(xié)同工作，各部門之間要求進(jìn)行信息的交流。大慶石油管理局是全國(guó)******的石油工業(yè)企業(yè)，上與中國(guó)石油天然氣集團(tuán)、黑龍江省、大慶市政府聯(lián)系，下與局機(jī)關(guān)各處室、各二級(jí)單位聯(lián)系，輸入輸出信息量大。為了實(shí)現(xiàn)管理與辦公自動(dòng)化， 根據(jù)管理局辦公系統(tǒng)的實(shí)際情況，在需求分析、總體設(shè)計(jì)、原型系統(tǒng)建立的基礎(chǔ)上研制開(kāi)發(fā)了基于公文處理的一系列辦公自動(dòng)化軟件。這些軟件具有良好的實(shí)用性、可操作性、可維護(hù)性和安全性，客戶端應(yīng)用界面簡(jiǎn)單、使用方便。該系統(tǒng)經(jīng)過(guò)近一年的使用，已取得了較為顯著的效果。 二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)基礎(chǔ) 1、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 九八年通過(guò)網(wǎng)絡(luò)改造工程和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)將凡屬局機(jī)關(guān)的外圍單位全部連入局域網(wǎng)，石油管理局機(jī)關(guān)局域網(wǎng)全面建成；通過(guò)局域網(wǎng)新建、擴(kuò)建項(xiàng)目，二級(jí)單位全部建立了局域網(wǎng)；和石油天然氣集團(tuán)公司建立了專線連接。由于網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的配套完善，保證了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的正常實(shí)施。 2、完善的管理體系 局辦公室系統(tǒng)有一套完整的管理體系，分工明確，嚴(yán)格執(zhí)行文件收發(fā)制度。從局機(jī)關(guān)到二級(jí)單位辦公室有一套完整的工作流程，從文件提交到歸檔登記都有一套詳細(xì)的規(guī)章制度，保證了辦公自動(dòng)化的正常實(shí)施，為辦公自動(dòng)化的建設(shè)提供了良好的環(huán)境。 3、業(yè)務(wù)精湛的開(kāi)發(fā)隊(duì)伍 有一批以大慶油田長(zhǎng)垣軟件公司為核心的業(yè)務(wù)熟練、經(jīng)驗(yàn)豐富的軟件開(kāi)發(fā)隊(duì)伍。能虛心和具體應(yīng)用人員結(jié)合，共同探討辦公自動(dòng)化實(shí)施方案，自主開(kāi)發(fā)出OON（OFFICE ON NET）辦公自動(dòng)化軟件，并不斷完善和總結(jié)，結(jié)合油田的實(shí)際情況，建立了基于公文處理的一系列辦公自動(dòng)化體系，為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的順利實(shí)施打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。 三、OoN簡(jiǎn)介 企業(yè)之聲網(wǎng)上消息系統(tǒng),簡(jiǎn)稱OoN,是一種基于WWW的企業(yè)消息包括通知、行政文件、會(huì)議紀(jì)要、討論公告等等)發(fā)布與管理系統(tǒng)。其易于使用和維護(hù)的優(yōu)點(diǎn)也將大大減少企業(yè)在信息管理上的投資。 1、OoN主要功能 1) 消息的發(fā)布、閱讀、修改與刪除。 2) 消息存活期。可以設(shè)置消息存活期,過(guò)期消息被自動(dòng)清除。 3) 通知。高于一定級(jí)別的用戶可以發(fā)布行政通知；普通用戶可以發(fā)布私人公告。 4) 留言與備忘。不必?fù)?dān)心消息的保密性，OoN完善的權(quán)限管理機(jī)制可以充分保障用戶的私有權(quán)利。 5) 行政文件管理與公文審批流轉(zhuǎn)。 6) 匿名身份。允許匿名身份登錄。 7)系統(tǒng)管理。管理員可以方便地創(chuàng)建、注銷、修改用戶及其權(quán)限。信息員可以全面地管理企業(yè)內(nèi)部的除用戶私有信息之外的所有消息，并維護(hù)企業(yè)公文。 2、OoN主要特點(diǎn) 基于WWW的瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)客戶端無(wú)須安裝任何特殊軟件，維護(hù)方便，可移植性好，運(yùn)行效率高；切合企業(yè)實(shí)際情況，內(nèi)容豐富，欄目設(shè)置合理；完備的安全管理機(jī)制。各層次用戶均可放心使用；用戶界面美觀友好，普通人員可方便使用；網(wǎng)上工作流機(jī)制提高辦公效率，工作流設(shè)置簡(jiǎn)單適用，易于掌握。 四、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的主要功能 1、公文下發(fā)子系統(tǒng) 該系統(tǒng)采用文檔數(shù)據(jù)庫(kù)+WWW技術(shù)，此系統(tǒng)不僅能夠?qū)ξ臋n、圖形、圖像、聲音等數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，而且能夠?yàn)橛脩魳?gòu)筑公文信息網(wǎng)絡(luò)/Intranet框架。該系統(tǒng)有面向打字員的公文錄入及提交功能；有對(duì)下發(fā)公文的接收狀態(tài)進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)視的功能；有接收公文單位在接收公文時(shí)必須簽名，方可打印完整公文的功能。此外，該系統(tǒng)還具有在大慶石油管理局廣域網(wǎng)上發(fā)布公文和對(duì)公文全文檢索的功能。 2、通知下發(fā)子系統(tǒng) 針對(duì)大慶石油管理局機(jī)關(guān)和下屬二級(jí)單位的工作特點(diǎn)開(kāi)發(fā)完成的局辦公室通知子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了局內(nèi)辦公通知的電子化。系統(tǒng)支持通知的起草、發(fā)送、郵遞路由跟蹤、通知簽名接收、通知接收狀態(tài)實(shí)時(shí)反饋、電子簽名、下發(fā)通知?dú)w檔等功能。通知子系統(tǒng)主要是突出下發(fā)快速、反饋及時(shí)。 3、公文發(fā)布子系統(tǒng) 用戶創(chuàng)建、編輯和保存文檔是通過(guò)在數(shù)據(jù)庫(kù)中設(shè)計(jì)按鈕、表單和視圖來(lái)實(shí)現(xiàn)的。為了幫助用戶快速、簡(jiǎn)便地查找感興趣的文檔，建立了允許在單個(gè)視圖和多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行文本搜索的站點(diǎn)，用戶可以單擊“搜索”鏈接或按鈕，在表單中輸入標(biāo)準(zhǔn)，然后提交，返回一個(gè)匹配標(biāo)準(zhǔn)的文檔鏈接的文檔列表。 目前在Web上發(fā)布的有慶局發(fā)文件、慶局辦發(fā)文件、會(huì)議紀(jì)要、催辦情況、局大事記等12項(xiàng)信息，用戶可通過(guò)大慶石油管理局企業(yè)網(wǎng)首頁(yè)瀏覽局大事記信息，通過(guò)管理局文件或辦公室首頁(yè)查閱辦公室各部門的公共信息和公文信息。公文信息按照不同的等級(jí)實(shí)現(xiàn)了公開(kāi)、領(lǐng)導(dǎo)傳閱和領(lǐng)導(dǎo)專閱等安全設(shè)置。不同身份的人獲得的瀏覽信息不同。 4、公文審批子系統(tǒng) 公文審批子系統(tǒng)是面向領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的辦公事務(wù)處理系統(tǒng)。它包括兩部分：上級(jí)下發(fā)文的傳閱和下級(jí)上呈文件的審批。該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)以大慶石油管理局文件批辦單為流轉(zhuǎn)“文檔”，建立了以文書(shū)科為流轉(zhuǎn)控制中心的面向局領(lǐng)導(dǎo)辦公的辦公事務(wù)處理系統(tǒng)。在下級(jí)上呈文件審批過(guò)程中，采用了手寫(xiě)板技術(shù)。 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用將繁瑣的人工勞動(dòng)發(fā)展到基于網(wǎng)絡(luò)的規(guī)范高效的自動(dòng)化辦公，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了辦公效率。會(huì)議通知功能的實(shí)現(xiàn)使得各單位之間的溝通更加快捷而簡(jiǎn)便，消除了以往發(fā)通知時(shí)間長(zhǎng)，煩瑣，效率不高的狀況。全局行政公文的下發(fā)以前要幾個(gè)人來(lái)打印、分裝、分發(fā)，平均一個(gè)文件要24小時(shí)以上才能發(fā)送出去，現(xiàn)在只要十分鐘就可發(fā)送完成 。接收公文的單位也需幾分鐘就可接收到公文，大大提高了公文下發(fā)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，提高了工作效率。該系統(tǒng)的建設(shè)標(biāo)志著油田辦公室工作繼普遍采用微機(jī)辦公后，由傳統(tǒng)的企業(yè)辦公方式向辦公自動(dòng)化的現(xiàn)代企業(yè)辦公方式又邁出了重要的一步；也是油田行政辦公系統(tǒng)滿足企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需要，提高決策咨詢水平，樹(shù)立現(xiàn)代辦公形象的一項(xiàng)重要舉措。對(duì)提高辦公效率和工作質(zhì)量，推動(dòng)信息資源綜合利用水平，進(jìn)而保證企業(yè)決策的準(zhǔn)確性、科學(xué)性都必將產(chǎn)生積極的促進(jìn)作用。 五、在辦公自動(dòng)化實(shí)施過(guò)程中的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí) 在全局辦公自動(dòng)化實(shí)施過(guò)程中，全局上下對(duì)如何搞好辦公自動(dòng)化進(jìn)行了許多有益的探索和實(shí)踐，形成了一些共識(shí)。 1、首先要堅(jiān)持效益原則 根據(jù)大慶石油管理局二級(jí)單位比較分散，應(yīng)用人員水平參差不齊，重視程度不同，決定基于www技術(shù)開(kāi)發(fā)網(wǎng)上辦公自動(dòng)化軟件（OoN），該軟件基于Brower/Server模式，真正實(shí)現(xiàn)了辦公系統(tǒng)零客戶端的愿望，聯(lián)網(wǎng)用戶只要正常配備有瀏覽器即可登錄使用該系統(tǒng)，無(wú)需再安裝任何附加軟件，業(yè)務(wù)人員易學(xué)易用。這樣節(jié)省了大量購(gòu)買軟件的費(fèi)用，節(jié)約了資金，同時(shí)減少了客戶端安裝、調(diào)試、維護(hù)、培訓(xùn)時(shí)間，提高了效益，因此得到業(yè)務(wù)人員的支持，使該系統(tǒng)得到迅速推廣應(yīng)用。 2、重視與業(yè)務(wù)部門的結(jié)合，以具體業(yè)務(wù)人員為“主角” 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用的主體是行政人員，因此局辦公室一路的同志唱“主角“，領(lǐng)導(dǎo)親自督戰(zhàn)，適時(shí)地行政干預(yù)，保證了系統(tǒng)順利建成和正常運(yùn)行。并做好協(xié)調(diào)和組織工作，利用各種方式宣傳辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行后將給企業(yè)和單位帶來(lái)的效益，然后又通過(guò)行政命令方式下發(fā)文件對(duì)應(yīng)用人員和設(shè)備做了規(guī)定，使之有據(jù)可依。 3、完善安全措施 組織各方面專家對(duì)網(wǎng)上辦公系統(tǒng)進(jìn)行安全認(rèn)定，不斷從技術(shù)上完善安全措施，根據(jù)在同一網(wǎng)段內(nèi)無(wú)法同時(shí)出現(xiàn)兩臺(tái)IP地址相同的計(jì)算機(jī)及MAC號(hào)全世界唯一的事實(shí)，設(shè)計(jì)了基于IP驗(yàn)證，MAC驗(yàn)證和用戶口令驗(yàn)證的嚴(yán)格的安全體系，并制定了詳細(xì)的安全制度，通過(guò)安全控制技術(shù)的實(shí)現(xiàn)和安全管理制度的制定建立了可靠的安全機(jī)制，來(lái)保證該系統(tǒng)的安全運(yùn)行。 4、充分發(fā)揮好基層各單位信息中心的作用 在推廣局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之前，首先對(duì)各單位的信息中心技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使之成為技術(shù)骨干，然后由他們?nèi)f(xié)助具體應(yīng)用人員掌握這套系統(tǒng)，取得了事半功倍的效果。 |
